Der Helm-, Brillen- und PSA-Hersteller kanalisiert seine indirekten Bedarfe über impact ordering von veenion. Seither gibt es deutlichweniger Maverick Buying und alle Folgeprozesse sind digital. Ein Großteil der Bestellungen wird im Gutschriftverfahren abgerechnet.
Vom Rad-, Reit- und Skihelm über PSA bis zur High-Tech-Brille für Sport und Freizeit: Die mit Ihrem Hauptsitz in Fürth ansässige uvex group erfüllt ihren Anspruch „protecting people“ mit einem breiten. Die drei Teilkonzerne (uvex safety group, uvex sports group, Filtral group) erwirtschafteten im Geschäftsjahr 2022/2023 einen Umsatz von 655 Millionen Euro. Von der Herstellerkompetenz der vier Gesellschaften uvex safety group, uvex sports group, Filtral group und der UD2C profitieren neun starke Marken: uvex safety, laservision, Heckel und HexArmor im Arbeitsschutz, uvex sports, ALPINA und Hiplok für den Sport, sowie Filtral und Primetta bei den Brillen. Gefertigt werden die Produkte der Marken in Deutschland, Italien, Schweden und weiteren Standorten weltweit. Gut die Hälfte des Umsatzes erzielt die Gruppe im Ausland. Das Einkaufsvolumen liegt bei ca. 275 Millionen Euro.
Für den strategischen Einkauf ist die Heterogenität des Familienkonzerns (3.183 Mitarbeiter weltweit, 49 Tochterfirmen in 22 Ländern)eine Herausforderung. Auch und gerade für die indirekten Bedarfe. Seit 2009 arbeitete man im Konzern mit einer E-Procurementlösung, die sich jedoch nicht mehr in der gewünschten Geschwindigkeit weiterentwickeln ließ. Die Idee eines Anbieterwechsels kam auf. Seit Mitte 2017 laufen die Bestellungen direkt über impact ordering von veenion. Ein Schritt, den der Einkauf nicht bereut hat: „Bei veenion sind wir als Kunde keine Nummer. Wir haben eine zentrale Ansprechperson, nehmen an allen Sprints teil und profitieren somit von allen Weiterentwicklungen“, freut sich Thomas Auer, der für die uvex group den Fachbereich Einkaufsprozesse und -Systeme im Konzerneinkauf leitet und impact ordering konzernweit betreut.
Mit Katalogen (OCI und/oder BMEcat) sind derzeit 31 Lieferanten auf der Beschaffungsplattform vertreten. Mehrere Millionen Artikel aus den verschiedensten Warengruppen sind für die aktuell ca. 1.000 User im Zugriff stehend. Manche Kolleg:innen bestellen nur wenige Male im Jahr, andere regelmäßig. Auch im Außendienst tätige Mitarbeiter:innen bestellen über die Cloud-Lösung, die Ware wird dabei direkt ins Homeoffice geliefert. Ein Service der sich bereits seit 2018 etabliert und im Sinne von New Work den Nerv der Zeit trifft. Mit Blick auf einen nachhaltigen Einkauf sind regionale Anbieterangebunden. Auf Basis interner Beratungsdienstleistungen und Analysen wird das Sortiment überprüft und den aktuellen Anforderungen angepasst.
Thomas Auer will vor allem die Prozesskosten mit der durchgängigen Lösung weiter senken. Die digitale Kette geht bis zum Rechnungslauf im führenden ERPSystem SAP. 16 Lieferanten nehmen am Gutschriftverfahren teil. Dabei wird viel Wert darauf gelegt, einen hohen Reifegrad der Lieferantenintegration im Sinne des Belegaustauschs zu erreichen. „Sollte wirklich mal etwas unpassendes bestellt worden sein, dann suchen wir intern nach einer alternativen Verwendung“, erklärt Thomas Auer. „Das ist allemal günstiger, als wenn wir uns um Storni oder die wenigen Reklamationsfälle kümmern“, weiß der Prozessspezialist.
Aktuell laufen jährlich über 6.500 Bestellungen mit einem Warenwert von ca. drei Millionen Euro über die Plattform. „Die weitere Kanalisierung der Bedarfe ist für uns eines der Hauptziele“, erklärt Thomas Auer. So ist es bereits gelungen der Motivation für Maverick Buying den Rangabzulaufen. Seit der Umstellung auf die neue Oberfläche impactX wird den Usern eine Beschaffungsplattform mit zeitgemäßem Look-and-Feel geboten. „Wir wollen den Kolleg:innen einen ausgezeichneten Content in einer attraktiven Systemumgebung bieten“, betont Thomas Auer.
Von der optimierten Benutzerfreundlichkeit wird sich vieles versprochen. Zudem lassen sich mit Themenwelten wie Ökologischer Bürobedarf die Nachhaltigkeitsziele des Familienkonzerns ideal umsetzen und vorhandene Services für Mitarbeiter transparenter darstellen. „Das lässt sich über das Tool sehr gut abbilden“, erklärt Thomas Auer. Themenwelten im Kontext der Nachhaltigkeit bewirken eine verstärkte Wahrnehmung der User. Die nächsten Schritte, die der Einkauf mit impact ordering von veenion gehen will: die Klassifizierung der Materialien in Kombination von ECLASS für ein optimiertes Warengruppen- und Workflowmanagement sowie Kontierungsfindung, besserer Content und eine noch größere Transparenz für alle Bedarfsstellen. Zudem spielt der Ausbau des Systems mit internationalem Weitblick eine verstärkte Rolle.
