Die Universität Zürich (UZH) koordiniert mit open ordering von veenion den Einkauf von über 170 Instituten aus den Bereichen Theologie, Betriebs-, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften und allen Laboren, sowie Universitäts- und Tierkliniken. Über 20 Millionen Produkte aus 120 Katalogen stehen 3.000 Bestellern zentral zur Verfügung. Beschaffungs- und Rechnungsprozess sind digital (P2P). Das generiert Einsparungen in Millionenhöhe.
Akademische Freiheit und koordinierter Beschaffungsprozess müssen kein Widerspruch sein. Das zeigt die Plattform P4U, die die Universität Zürich mit open ordering von veenion für den Materialeinkauf realisiert hat. Sieben Fakultäten, 170 Institute, Human- und Tiermedizin, Kliniken und Labore nutzen die Beschaffungsplattform für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien, Chemikalien, Laborkleingeräten, Elektronik, Werkzeugen oder IT. Von der Bestellung bis zur Rechnungsverarbeitung ist der Materialeinkauf der Universität damit komplett digitalisiert.
„Keiner muss, alle wollen“, freute sich René Kunz, damaliger Leiter Strategischer Einkauf, über den Pull Effekt der Lösung. „Bestellen ist so unkompliziert, wie man es von privaten Onlineeinkäufen kennt“, erklärte Kunz den Erfolg in der Breite. Schulungen waren kaum nötig, bei Fragen hilft die Hotline im Einkauf.
Die gute Bedienbarkeit zahlt sich aus: Von den über 3.000 Bestellern sind mehr als 2.000 regelmäßig auf der Plattform und decken ihren Bedarf in 120 E-Katalogen und Online-Shops. Letztere sind per OCI Schnittstelle an den internen Marktplatz angedockt.
Für Warengruppen wie Betäubungsmittel und Medikamente sind die Zugriffsrechte auf wenige Gruppen beschränkt. Ansonsten ist der Zugriff auf die Kataloge, für die der Einkauf die Preise zentral verhandelt, frei. Überraschungen wie Kleinstmengen- und Transportzuschläge gibt es nicht mehr. René Kunz nutzte die Chance und hat sich die jeweils besten Konditionen herausgepickt und nachverhandelt. „Viele Institute haben früher gesondert verhandelt, das haben wir glatt gezogen“. „Heute bestellen alle ihren Normalverbrauch zu den gleichen Konditionen“, erklärt er. Aber erst die Plattform schaffte die Voraussetzung dafür, dass keine Bestellung am Rahmenvertrag vorbeigeht. „P4U ist das Tor, das alle durchlaufen“, fasst Kunz zusammen.
Trotz Standardisierung lässt P4U den Instituten ihre Individualität. Durch alternative Workflows ließen sich verschiedene Genehmigungsstrategien umsetzen. Für die Akzeptanz im universitären Umfeld war dies wichtig. „Manche wollen ihre bisherigen Freigabe-Prozesse beibehalten und die Abläufe zunächst nicht ändern“, beschreibt Stefan Holliger, der mittlerweile die Leitung der P4U-Plattform übernommen hat, die akademische Freiheit, die open ordering von veenion ermöglicht. Andere nutzen den optimierten, standardisierten Prozess. In beiden Fällen erfolgt die Bestellung mit Bestellbezug. Von den besseren Preisen und dem geringeren Aufwand durch die zentrale Bestellung profitieren die Institute in beiden Fällen. Die Rechnungsverarbeitung läuft über einen Prozess der Finanzabteilung im SAP, das die Daten aus open ordering (P4U) übernimmt.
„veenion war der einzige Anbieter, der von Beginn an alle unsere Anforderungen abgedeckt hat. Hinzu kommt die Workflow-Engine, mit der man sehr flexibel bleibt“, beschreibt Holliger, der gemeinsam mit René Kunz P4U von Anfang an mit begleitet hat, die Entscheidung für die Lösung, mit der sich individuelle Workflows konfigurieren lassen. „Wir wollten eine Standardlösung, die unsere Bedürfnisse optimal abdeckt, und die haben wir gefunden“, freut er sich.
Die Besteller profitieren ebenfalls von der neuen Einfachheit: Statt sich mühsam durch verschiedene Shops zu klicken und dort einzeln zu bestellen, bietet open ordering (P4U) einen einheitlichen Zugang zu allen hinterlegten Katalogen und Online-Shops und generiert eine Gesamtbestellung. Auch das Katalogmanagement ist für den Einkauf kein Hexenwerk. „Da muss man sich einmal einarbeiten, dann funktioniert das sehr gut“, betont Stefan Holliger. Mit den statischen Katalogen hat der Einkauf die volle Transparenz und kann die Erkenntnisse gewinn bringend bei Verhandlungen mit Lieferanten nutzen. Zusätzlich können Rechnungsprüfungen Positionsgenau durchgeführt und Abweichungen zu den Bestellungen erkannt werden.
Durch die Anwendung dieser passenden Standardlösung, die den Bedürfnissen von Hochschulen optimal entspricht, wurden bereits erfolgreiche Partnerschaften mit Forschungsinstituten und Hochschulen in der Schweiz etabliert. Ein zentraler Vorteil für die beteiligten Hochschulen liegt darin, dass sie die bereits vorhandenen Kataloge oder Katalogstrukturen der Universität Zürich nutzen können. Dadurch lassen sich Kosten im Katalogmanagement effektiv einsparen, ohne dass ein umfangreicher Know-how-Aufbau erforderlich ist. Kleinere Forschungseinrichtungen und Fachhochschulen können sich zudem behutsam dem E-Procurement nähern, indem sie einen vereinfachten Prozess des Marktplatzes nutzen, der über das System der Universität Zürich bereitgestellt wird. Zu einem späteren Zeitpunkt haben sie die Möglichkeit, sich für die Lösung von veenion zu entscheiden.
