Die Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern Landau hat den dezentralen Bestellprozess für ihre Fachbereiche, die zentralen Einrichtungen und die Verwaltung mit open ordering erfolgreich digitalisiert. Seitdem hat der Einkauf mehr Einfluss auf Konditionen und Preise. Und die Wissenschaft ist auch zufrieden.
Die Rheinland-Pfälzische Technische Universität Kaiserslautern Landau hat sechzehn Fachbereiche, 2.500 Mitarbeiter und Sachausgaben von jährlich 63,7 Millionen Euro. Die Beschaffung läuft zentral über den Einkauf sowie dezentral über Fachbereiche, zentrale Einrichtungen und die Verwaltung. Bis vor kurzem liefen diese Bestellungen über einen Papierprozess. „Das wollten wir in eine zeitgemäße digitale Lösung überführen“, erzählt Bianca Neumann, Abteilung Vergabe und Beschaffung. Doch sie wusste auch: Das breite Bedarfsspektrum einer technischen Universität in einen standardisieren Bestellprozess einzufangen ist kein einfaches Unterfangen.
Heute arbeitet die RPTU mit der hochflexiblen E-Procurement-Lösung open ordering von veenion. Damit kann der Universitätsbedarf von überall aus gemanagt werden, auch aus dem Homeoffice. Das hat sich für die Wissenschaftler*innen besonders in der Pandemie bewährt. Die wichtigsten Lieferanten, bei denen die Institute ihre Materialien für Labore, Büros und Werkstätten bestellen, sind über digitale Kataloge an den Shop angebunden. Weitere Warengruppen sollen folgen. Maverick Buying an der RPTU wird damit kontinuierlich reduziert.
Die Top 40-Lieferanten aus mehreren Hundert zu identifizieren war für den Einkauf nicht einfach, da man nicht per se jene mit einem hohen Volumen suchte (wissenschaftliche Geräte laufen als Sonderbedarfe), sondern die, bei denen häufig bestellt wird. Um die Hemmschwelle für die Umstellung niedrig zu halten, übernahm die Hochschule für die Lieferanten die Kosten der Anbindung. Heute betreibt die RPTU mit ihrer E-Procurement-Lösung „das einzige Amazon des öffentlichen Dienstes in Rheinland-Pfalz“. Und unter den Hochschulen liegt man in Sachen digitale Beschaffung mit open ordering sogar bundesweit vorne.
Durch die Digitalisierung konnte der Einkauf aufräumen. „Wir setzen für die Plattform auf strategische Partner mit einem großen Portfolio, die uns zu guten Preisen schnell beliefern“, betont Neumann. Dabei kam dem Einkauf die Flexibilität von open ordering zugute. Für seltene Bedarfe gibt es einen eigenen Prozess, den die Fachbereiche für Bestellungen bei Sonderlieferanten nutzen. Damit sind alle Lieferquellen in den Ablauf integriert und die Institute in ihrem Bedarf nicht eingeschränkt.
Auch das Rechnungswesen hat mehr Struktur. Alle Rechnungen werden über Vorgangsnummern den Verursachern zugeordnet. Die Bestell- und Lieferprozesse lassen sich in open ordering sehr gut anpassen. „Wir haben aus Gründen der Sicherheit für Gasflaschen und bei Metallplatten für unsere Metallwerkstatt aus Platzgründen keinen zentralen Wareneingang“, nennt Bianca Neumann zwei Beispiele. Die Vorortbelieferung an der Verwendungsstelle lässt sich im System ganz einfach einstellen. „Bei veenion muss ich nicht schauen, dass meine Prozesse in die Vorlage passen, sondern ich kann alles passend konfigurieren.“
Rollout war im Frühjahr 2019. Rund 500 User sind mittlerweile freigeschaltet, bestellen darf, wer in einem Beschäftigungsverhältnis steht. Die Anwender sind zufrieden. Bianca Neumann: „Das Tolle ist, dass die Software so selbsterklärend ist, dass man eigentlich keine User-Schulung braucht.“ Und sie betont: „Es ist mit open ordering so viel einfacher als im ERP Umfeld zu bestellen, zumal wir den Shop mit Farben und Logos auf unsere CI angepasst haben.“ Nächste Projektstufe ist die Anbindung an das ERP von MACH. Damit wird der Bestell- und Rechnungslauf durchgängig und die Transparenz in Bezug auf Konten und Budgets weiter erhöht.
Bei den Preisen hat der Einkauf schon jetzt mehr Überblick. „Wir gehen ganz anders in die Jahresgespräche. Wir wissen für alle Lieferanten, wieviel Volumen mit welchen Materialien zu welchen Preisen wir universitätsweit realisieren. Diese Daten hatten wir früher so nicht“, erklärt die Einkäuferin
Die Konkurrenz macht sich bemerkbar. „Wir haben einen lokalen Wettbewerb geschaffen, der die Lieferanten motiviert, uns gut zu beliefern. Und wir stellen Marktpreise sicher.“ Schließlich ermöglicht open ordering über seine Vergleichsfunktion und die EAN-Nummer immer den günstigen Lieferanten für ein Produkt zu wählen. Dass Lieferanten Institut A andere Preise anbieten als Institut B gehört der Vergangenheit an. „Die Konfliktgespräche mit Lieferanten haben erstmal zugenommen“, sagt Neumann. Die Transparenz zeigt ihre Wirkung, auch weil die Lieferanten ihre Konditionen universitätsweit begründen müssen.
Verändert hat sich die Rolle des Einkaufs. Bianca Neumann sieht sich als Schnittstellenmanagerin zwischen Lieferanten und Bedarfsträgern. „Deren Wünsche zusammenzubekommen, ist die zentrale Aufgabe.“ Für das Projekt zieht sie eine positive Bilanz: „Wir haben mit veenion im Einkauf an der TU ein ausgesprochen erfolgreiches Digitalisierungsprojekt umgesetzt.“ Nun warten die nächsten Herausforderungen.
