Mubea ist ein globaler Automobilzulieferer und Weltmarktführer in zahlreichen Produktbereichen. Mit über 15.000 Mitarbeitern erzielte die Unternehmensgruppe zuletzt einen Umsatz von 2,4 Mrd. Euro. Produziert wird unter anderem in Deutschland, Tschechien, Mexiko, den USA und in China. Für die indirekte Beschaffung nutzen die Standorte open ordering von veenion.
Beschafft werden über die Plattform Materialien wie Handwerkzeuge, Hilfs- und Betriebsmittel, Elektrik, Elektronik, Maschinenteile und Instandhaltungsbedarfe. Auch Dienstleistungskataloge für Facility-Aufgabensind verfügbar. Die Entwicklungsabteilung in Tschechien bestellt über das Tool zudem Prüfleistungen für Erstmuster. „Auch solche wiederkehrenden, aber nicht häufigen Bedarfe lassen sich sehr gut automatisieren“, freut sich Andrea Brenner, zuständig für Prozesse und Systeme im Zentraleinkauf der Mubea Gruppe.
So global Mubea aufgestellt ist, so dezentral kauften die lokalen Einkaufsorganisationen und Werke bislang ihre indirekten Materialien. Um den Prozess zu vereinfachen und zu automatisieren, nutzt der Standort Deutschland deshalb schon einige Jahren die E-Procurement-Lösung open ordering von veenion. Seit 2018 wird das Tool global ausgerollt. „Jeder Artikel, der über einen elektronischen Katalog bestellt wird, erleichtert das operative Tagesgeschäft des Einkaufs“, beschreibt Andrea Brenner die Vorteile. Bestellungen werden per Schnittstelle an die ERP-Systeme SAP und XPPS übertragen – damit entfällt der manuelle Bestellanlageaufwand.
Für Mubea ist die Flexibilität der veenion-Lösung entscheidend „Jede unserer Gesellschaften hat eine eigene Freigabelogik und das können wir in dem dynamischen Workflow sehr gut abbilden“, führt die Teamleiterin aus. Der werkspezifische Workflow ergibt sich durch die Stammdaten und hinterlegten Regelsets und passt sich automatisch an alle Genehmigungsverfahren an. Die Compliance ist über globale Berechtigungskonzepte gewährleistet. Aufgrund des Workflows, der die unterschiedlichen, mehrstufigen Freigabeprozesse abbildet, laufen an einigen Standorten selbst Freitextbestellungen komplett über das Tool. Die Workflow-Engine deckt den gesamten Beschaffungsprozess ab. Das heißt, der Workflow passt sich dynamisch zum Beispiel auch an die Anforderungen einzelner Warengruppen (z. B. für die IT-Beschaffung oder Investitionen) an.
Andrea Brenner, die den Rollout mit ihrem Team weltweit begleitet, weiß, wie wichtig es ist, auch die Lieferanten zu überzeugen. „Der Lieferant muss in dem System einen Vorteil sehen“, betont sie. Deshalb können Auftragsbestätigungsdaten wahlweise per EDI, per Systemanmeldung oder per E-Mail-Link übermittelt werden. Angebunden sind an die Lösung zu dem Ausgabeautomaten für Arbeitsschutzmittel, was aufwändige Inventuren und Bestellungen vor Orterspart. Buchungen und Nachlieferungen laufen damit automatisch. Für USA, Mexiko, Italien, Spanien, Tschechien, Polen, die Türkei und China sowie die DACH-Länder ist der Rollout, den das veenion-Team vor Ort eng begleitet hat, abgeschlossen. Kataloge und Menüführung sind in die Landessprachen übersetzt. „Es ist sehr gut angelaufen“, freut sich Projektleiterin Brenner über die gute Akzeptanz.3.600 Mitarbeiter bestellen über die Plattform. Die Katalogquote beträgt, bezogen auf das Gesamteinkaufsvolumen der Gruppe, 28 Prozent, in Deutschland sind es über 30 Prozent.
Dass das System gut angenommen wird, liegt auch am mustergültigen Fahrplan des hierfür extraaufgestockten Einkaufteams. An den großen Standorten gibt es lokale E-Procurement-Administratoren. Gemeinsam mit Brenners Team bereiten sie die Stammdaten auf, pflegen die Kataloge und implementierten das System. Parallel wird geschult, dann live geschaltet.
Im nächsten Schritt soll die indirekte Beschaffung konsolidiert und lohnende Artikelgruppen gezielt nachverhandelt werden „Wir wissen heute, welche Artikel wir bei welchen Lieferanten weltweit wie häufig bestellen“, betont Brenner. An welchen Stellen bessere Preise den größten Mehrwert bringen, ist erstmals transparent.
Wichtig auch, betont Andrea Brenner: der Dialog mit den Anwendern. Doch auch diese sind zufrieden(siehe Kasten). Was schätzt Andrea Brenner persönlich an der Zusammenarbeit mit veenion? „Ich finde es sehr positiv, dass unsere Zusammenarbeit nicht anonym ist. Ich weiß, wer auf eine Anfrage antwortet, wen ich auf welches Thema ansprechen kann, und ich schätze, dass wir regelmäßig im Rahmen von Konzepttagen unsere Ideen durchsprechen“, lautet ihr Fazit. „veenion geht auf unsere spezifischen Wünsche sehr unkompliziert ein und hat bislang jede geforderte Anpassung umgesetzt“, erklärt sie.
