Das Land Rheinland-Pfalz hat seine Beschaffungsprozesse bzgl. der Rahmenverträge der zentralen Beschaffungsstellen des Landes standardisiert und landesweit digitalisiert.
400 Verwaltungseinheiten nutzen die Bündelung und decken ihre Bedarfe über eine zentrale Bestellplattform, die die landesweiten Rahmenverträge und Bestellprozesse digital abbildet. Das System basiert auf der Software „open ordering“ der Firma veenion.
2011 hat das Land Rheinland-Pfalz sein Beschaffungswesen neu geordnet, seine Beschaffungsprozesse aus Rahmenvereinbarungen der zentralen Beschaffungsstellen optimiert, standardisiert und durchgängig digitalisiert. Heute lässt sich sagen: die Neuordnung hat ihre Ziele – effizientere Abläufe, Einsparungen beim Einkauf von Gütern und Leistungen sowie die Bündelung vergaberechtlicher Kompetenzen – erreicht.
Gelungen ist dies durch Einführung der Bestellplattform „Kaufhaus des Landes Rheinland-Pfalz“, die die landesweiten Rahmenverträge digital managt. Das System basiert auf der E-Procurement-Lösung open ordering der Firma veenion, welche als Querschnittdienst vom Landesbetrieb Daten und Information (LDI) betrieben wird. Das „Kaufhaus des Landes Rheinland-Pfalz“ steht damit als elektronische Bestellplattform allen Bedarfsträgern der Landesverwaltung zur Nutzung zur Verfügung.
Rund 1.500 Bestellungen monatlich bzw. 20.000 Bestellungen jährlich laufen innerhalb der Rahmenverträge über das System. Von Ministerien, Landesbehörden und -betrieben, Gerichten, Feuerwehren und Universitäten bis zu Polizei und Forstämtern nutzen ca. 400 rheinland-pfälzische Verwaltungseinheiten die bequeme Onlinebestellmöglichkeit für IT, Büromöbel, Büromaterialien und alle Warengruppen, die landesweit vergeben werden und für die eine Aufnahme im Kaufhaus des Landes RLP möglich ist.
Auch eine zentrale Bestellfunktion für Rohstoffe (Heizöl) gibt es, die über eine Preisgleitfunktion die volatile Marktentwicklung abbildet. Extrem hilfreich ist ein integrierter Waren-Konfigurator. Das, was heute alle vom Onlineshopping kennen und von einem Bestelltool erwarten, bildet das System intern über digitale Kataloge ab. „Die toolinterne Konfiguration innerhalb der Rahmenverträge garantiert, dass die Bedarfsträger nur geprüfte und von den Vergabestellen freigegebene Konfigurationen und in jedem Fall zum Vergabepreis ordern“, beschreibt Horst Parplies (LDI) die besonderen Anforderungen des Vergaberechts an das Bestellsystem.
Grundsätzlich bietet sich die Bestellplattform auch für andere Bedarfsträger wie beispielsweise die Kommunen an. Die Vorteile liegen auf der Hand. Schließlich gelten in ganz Rheinland-Pfalz für alle Bestellungen, die über das Kaufhaus laufen, die gleichen Konditionen. Entsprechend volumenorientiert und standardisiert ist das Artikelangebot. Das Rahmenvertrags- bzw. Katalogmanagement organisieren der Landesbetrieb für Daten und Information (LDI) und die Zentrale Beschaffungsstelle des Landes im Landesbetrieb Mobilität Rheinland-Pfalz (ZBL), die die zentralen Vergabeverfahren für Rheinland-Pfalz durchführen und die Rahmenvereinbarungen abschließen. Gut 60 Lieferanten sind mit ihren elektronischen Katalogen derzeit angebunden.
Um beim LDI als zentraler Dienstleister des Landes mit dem Betrieb der E-Procurement-Anwendung KDL den Aufwand rund um das Kaufhaus so gering wie möglich zu halten, war ein erprobtes, userfreundliches System gefragt. „Gesucht wurde ein extrem stabiles Tool, das praktisch keine Anwenderschulung braucht und für die User im Self-Service funktioniert“ erklärt Horst Parplies (LDI).
Ausschlaggebend sind zudem die Flexibilität im Einsatz für die rund 2.000 freigeschalteten Bedarfsträger in den verschiedenen Behörden und Einrichtungen des Landes mit ihren je nach Rolle unterschiedlichen Befugnissen. „Über ausgefeilte Vererbungsmechanismen können Sie individuelle Rechte für verschiedene Gruppen und Hierarchien im System verlässlich und komfortabel managen“ beschreibt Horst Parplies (LDI) die Voraussetzungen.
Die zentrale Verwaltung und dezentrale Nutzung sind die Stärken der Bestellplattform, dabei ist aufgrund der beim LDI vorhandenen langjährigen Erfahrung im Hinblick auf einen sicheren IT-Betrieb von Verfahren im BSI zertifizierten Rechenzentrum des LDI die IT-Sicherheit und die Vertraulichkeit der Daten jederzeit gewährleistet.
Die Flexibilität des Systems erlaubt es zudem, dass sich Sonderbedarfe (ein Beispiel ist die Ausstattung von Unterkünften für Geflüchtete oder auch die Ausstattung der Impfzentren) landesweit zügig digital organisieren lassen. Die Verwendung der integrierten Leitweg-ID für eRechnungen stellt im weiteren Workflow sicher, dass zentral eingehende Rechnungen jederzeit der richtigen Behörde zugeordnet werden können. Auch dies minimiert manuelle Aufwände und sorgt für zügige Folgeprozesse.
Gezielt gefördert wird die Auswahl nachhaltiger Produkte. Alle nachhaltigen Artikel und Leistungen sind gekennzeichnet, so dass sich die Ministerien, Landesbetriebe und Verwaltungen bei ihrer Bestellung verlässlich an nachhaltigen Kriterien orientieren können.
Das Kaufhaus des Landes wird regelmäßig weiterentwickelt, um es an neue Anforderungen, Schnittstellen und Sicherheitsvorgaben anzupassen. So stehen z.B. Projekte für eine Direktvergabe sowie eine weitere Anwendung für die Landespolizei Rheinland-Pfalz schon in den Startlöchern.
