Die ias-Gruppe ist ein Dienstleister für Gesundheitsmanagement, Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz. Das mittelständische Unternehmen arbeitet im Einkauf mit open ordering von veenion. Die Hälfte der Mitarbeitenden nutzt das E-Procurementsystem und der Einkauf hat Zeit für strategische Aufgaben.
Die ias-Gruppe organisiert das Gesundheitsmanagement von Unternehmen und bietet Leistungen in der Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit. Der Dienstleister hat 1.300 Beschäftigte. Darunter sind zahlreiche Ärzte, die für die Standorte regelmäßig Impfstoffe, Labormaterialien, Test-Kits und Medizinprodukte bestellen.
„Vier Mitarbeitende kümmern sich bei der ias um die Beschaffungen. Einkaufsleiter Stéphane Bernier sieht den Einkauf als Dienstleister: „Unser Ziel ist es, dass die Kollegen und Kolleginnen bei ihren Bestellungen möglichst wenig Aufwand haben.“ Seit kurzem laufen alle Bestellungen über open ordering von veenion. Damit ist Stéphane Bernier dem Service-Zielbild des Einkaufs ein großes Stück nähergekommen.
„Das zeigt sich schon in der Namensgebung: „Beppo“ hat das Team um Stéphane Bernier das moderne E-Procurementsystem intern fast liebevoll getauft. „Mit Beppo lässt sich bequem und einfach bestellen“, sei die Botschaft, die man an die 600 User und Userinnen des Systems vermitteln wolle, erklärt Bernier. Immerhin wird „Beppo“ von fast der Hälfte der Belegschaft genutzt. Mustergültig versorgt der Einkauf sie alle mit Schulungsvideos und hat sogar eigene Tutorials produziert. Es gibt eine Informationsseite im Intranet und „Beppo“ hat ein eigenes Logo. Die Personalisierung erleichtere die Kommunikation und habe die Akzeptanz der Bestelllösung erheblich beschleunigt, meint Bernier. Hinzu käme, dass sich open ordering tatsächlich sehr einfach und intuitiv bedienen lasse.
Früher orderten die Abteilungen oft selbst in Online Shops oder bei lokalen Händlern. Nun läuft alles über das E-Procurementsystem. „24 Kataloge decken den Bedarf“, freut sich Bernier. Für die Betriebsärzte sind Apotheken, Händler von Medizinprodukten und Anbieter von Fachliteratur angeschlossen. Auch Praxisausstattung (Möbel, Liegen) bestellen die Praxen über „Beppo“.
Für IT-Produkte ist eine besondere Prüfschleife im Genehmigungsworkflow konfiguriert: Bei Laptops landet die Bestellung zunächst in der IT, die die Plausibilität prüft (ist dies das richtige Gerät mit der richtigen Konfiguration), bevor die Freigabe durch die Kostenstelle erfolgt und der Auftrag an den Lieferanten geht.
Es gibt in „Beppo“ sogenannte „Formularartikel“, um Dienstwagenbestellungen anzustoßen und einen Absprung in Reiseportale. Die Zugänge der Mitarbeitenden etwa zum Portal der Deutschen Bahn vergibt der Einkauf zentral. Der Antrag erfolgt über open ordering. Dort findet sich dann auch ein Link zu den Reiseportalen. Auch die Baumarktkette Hornbach ist angebunden. Da Hornbach nicht nur im Einkauf, sondern auch in seinem eigenen B2B-Katalog mit einer Lösung von veenion arbeitet, war die Anbindung besonders unkompliziert.
Dass sich alle Besteller mittels Single-Sign-on einloggen und in einem einzigen Bestellvorgang verschiedene Lieferanten auswählen können, hält Stéphane Bernier für einen großen Vorteil: „Single Sign-on vereinfacht die Verwaltung des Systems für uns enorm.“
Personaldienstleistungen sind ebenfalls inkludiert: Wollen Fachbereiche externe Mitarbeiter beauftragen, formulieren sie eine Freitextbestellung. Braucht jemand ein Plakat oder ein Parkschild fürs Auto, übermittelt das System die Bestellung intern an die Marketingabteilung. 99 Prozent aller Bestellungen liefen nach kurzer Zeit über die Software: „An dem verbliebenen einem Prozent arbeiten wir“, lacht Bernier. Dazu gehören zum Beispiel Getränkebestellungen bei regionalen Händlern. Bernier will auch die Freitextbestellung reduzieren: „Überall, wo wir sehen, das wird häufiger bestellt, lohnt ein kleiner Katalog“, meint er. Die Kataloge legt er selbst an und pflegt sie in das Tool ein. Für die übrigen Bedarfe gibt es eine Anbindung zu Amazon – mit beschränkten Bestellmöglichkeiten.
Der Workflow zur Rechnungsfreigabe (ias arbeitet mit ELO) gleicht alle die Bestellwerte aus open ordering mit den Rechnungsbeträgen ab, verbucht die Rechnungen automatisch (nach Wareneingangsbuchung in open ordering) und gibt sie zur Bezahlung frei: „Rechnungen prüfen wir manuell nur noch, wenn es Differenzen gibt“, freut sich Bernier über den deutlich reduzierten Aufwand. Vor Einführung der E-Procurementlösung sei der Einkauf ein Schreibbüro gewesen: „Heute können wir das tun, was Einkauf ausmacht, nämlich strategisch arbeiten, ausschreiben, Preise vergleichen und die richtigen Partner für die ias aussuchen“, sagt Stéphane Bernier. 26.138 Bestellungen liefen 2023 über das System. Deren Bearbeitung verbraucht nun endlich keine unnötigen Ressourcen mehr.
