Die Anforderungen und Wünsche von 2.000 Bestellern stehen bei HORNBACH im Mittelpunkt des E-Procurement Projekts „Easy Order“. An das Projekt und die Flexibilität der Software (Easy Order basiert auf impact ordering von veenion) stellt dies hohe Ansprüche. Dass die Orientierung am internen Kunden der richtige Weg im E-Procurement ist, zeigt das hervorragende Feedback der Anwender.
Wenn die Mitarbeitenden von HORNBACH Produkte und Dienstleistungen für die Marktausstattung, die Warenpräsentation oder ihren Arbeitsalltag bestellen, muss das schnell und einfach gehen. Genauso schnell und einfach wie die zentrale und sichere Systemanmeldung neuer Kollegen und Kolleginnen oder die bereits ab dem Bestellzeitpunkt steuerlich korrekte Erfassung von Bestellungen. Das alles sind Anforderungen an das neue E-Procurementsystem, das HORNBACH in 171 Bau- und Gartenmärkten und neun europäischen Ländern eingeführt hat.
Die Anwender haben das System „Easy Order“ getauft. Es basiert auf impact ordering von veenion. Das Sortiment umfasst alle Nichthandelswaren, in diesem Fall sind das Produkte und Dienstleistungen aus1.300 Katalogen von 330 Lieferanten und weiteren OCI-Shops. 2.000 Anwender und Anwenderinnen sind freigeschaltet. Bestellen lassen sich vom individualisierbaren Namensschild bis zum Regalsystem, von der Kasse bis zur Zuschnitt säge, von Verpackungsmaterial über Arbeitskleidung, Büromaterial, Telekommunikation bis zur IT alle für den Geschäftsbetrieb notwendigen Waren und Dienstleistungen.
HORNBACH verwaltet Zugangsberechtigungen und Softwarelizenzen über ein zentrales Identitätsmanagement, an das impact ordering angedockt wurde. Single-Sign-On war aus diesem Grund eine wichtige Systemvoraussetzung. Als Backend läuft SAP im Hintergrund. impact ordering fungiert bei HORNBACH als vollständig integriertes, komfortables Frontend.
Alle Wareneingangsbuchungen und Bestellungen sind sowohl über das Backend, als auch das Frontend möglich. Dieses kundenorientierte Vorgehen ist typisch für HORNBACH: „Wir haben unseren Anwendern ganz bewusst die Freiheit der Entscheidung gelassen, mit welchem System sie arbeiten wollen, weil wir glauben, dass wir sie so am besten überzeugen“, erklärt Projektleiterin Claudia Killet-Thumm das HORNBACH-Prinzip. Die internen Kundenhonorieren das und haben über die Tastatur abgestimmt: Nach kurzer Zeit läuft bereits die Hälfte der Wareneingangsbuchungen und Bestellungen über impact ordering, das hierfür sehr einfache Prozesse bietet.
Dass die Anwender gerne umsteigen, führt Killet Thumm auf die komfortable Suchfunktion und gute Bedienbarkeit zurück. „Die Artikelsuche und die Übersichtlichkeit der Software waren zentrale Anforderungen“, erklärt sie. Dass veenion hier ganz vorne liege, habe sich schon in den ersten Systemprüfungen abgezeichnet: „impact ordering ist ein übersichtliches, anwenderfreundliches Produkt.“ Für die Auswahlphase empfiehlt sie, sich Zeit zu nehmen: „Wir haben viele Programme intensiv geprüft, nicht alles besteht den Praxistest“, sagt sie.
Eine Besonderheit der HORNBACH-Lösung ist die markt- und Artikelgenaue Kontierung der bestellten Waren zum Bestellzeitpunkt.
„Für uns ist wichtig, dass die korrekte Steuerermittlung nicht erst nach Rechnungseingang erfolgt,“ erklärt Claudia Killet-Thumm. Auf diesem Weg reduziert HORNBACH die Rechnungsprüfung auf ein Minimum und hat –neben der Kontierungslogik – die gesamte Steuerlogik in das Bestellsystem integriert. Das System schlägt für jede Bestellung auch gleich die passende Kontierung vor. Als Warengruppenschlüssel läuft UNSPSC im Hintergrund. „Die Besteller müssen nur aktiv werden, wenn die Kontierung nicht passt“, erklärt die Projektleiterin. Da das System aus der Kostenstelle sehr viel ableiten könne, sei das aber nur selten der Fall.
Im nächsten Rollout kommen Guided-Buying-Anwendungen hinzu. Über vor strukturierte Anfragen können die Fachbereiche ihre wiederkehrenden Bedarfe dann selbst ausschreiben. Die Anfragen werden über vordefinierte Formularfelder (Smart- Form) präzisiert, bei Druckdienstleistungen sind dies zum Beispiel Seitenzahl, Format und Papierqualität. Auch die Regalsysteme für die Produktpräsentation in den Märkten, für die es verschiedene Lieferantengibt, können über geführte Prozesse dann so vor konfiguriert werden, dass die anfragten Systeme auch zusammenpassen.
Hiervon versprechen wir uns für den Einkauf Entlastung und für die Fachbereiche schnellere Ausschreibungsprozesse“, beschreibt Claudia Killet-Thumm das Ziel. „Bei der ersten Leistungsstufe haben wir uns darauf fokussiert, die Sortimente und die Lösungen zu realisieren, die von vielen Kolleginnen und Kollegen in unseren Märkten häufig gebraucht werden. Im weiteren Verlauf müssen wir uns die Themen und Abläufe vornehmen, die zwar weniger häufig gebraucht werden, dafür aber für die Anwender etwas komplexer sind. Dabei bleiben wir dem Anspruch treu, das für unsere Kolleginnen und Kollegen einfach und sicher zu gestalten – easy order eben.“
