Das globale Technologieunternehmen Freudenberg ist schwer in einem Satz zu beschreiben. Dichtungen, Schwingungstechnik, technische Textilien, Filter und Spezialchemie gehören zum Produktportfolio. Entsprechend divers und autark sind die Konzerngesellschaften. Zentral läuft das Katalog fähige Produktportfolio über impact ordering von veenion. Das hat große Vorteile Betrachtet man den indirekten Einkauf, so läuft dieser bei Freudenberg sehr stringent und vielfach gebündelt. Und dies, obwohl das in dem weltweiten Konzern mit seinen vielen, in völlig unterschiedlichen Märkten und Branchen agierenden Geschäftsgruppen gar nicht so einfach ist. Grund dafür ist die einheitliche Einkaufsplattform impact ordering von veenion.
Über impact ordering (der Konzern nennt das globale Bestellsystem Freudenberg Easy to Procure – kurz FETOP) deckt Freudenberg einen Großteil seines indirekten Bedarfs. 2.400 Mitarbeiter bestellen über die Lösung regelmäßig, 600 Kataloge sind aufgeschaltet, mehr als zehn Millionen Artikel und weitere via OCI sind verfügbar. Eine Anbindung an Amazon Business und an Ausgabeautomaten für Arbeitsschutzmittel (mit komplett automatisierter Kontierung und Wiederbestellung nach Entnahme) gibt es auch.
55.000 Bestellungen pro Jahr und ein jährlicher Warenwert von 13 Millionen Euro über impact ordering stehen im indirekten Einkauf von Freudenberg für Transparenz über Materialien, Preise, Lieferanten, Warengruppen und Ausgaben. Die Bündelungseffekte können sich sehen lassen. Insbesondere, wenn weitere Gesellschaften oder Länder angebunden werden, zeigt sich, wie groß der monetäre Vorteil für den Konzern ist. Neben Deutschland, UK, Schweden, Italien, Frankreich, USA, Mexiko und China kam 2020 auch Indien dazu. Die Mitarbeiter bestellen mehrheitlich in ihrer Landessprache (Indien und Schweden bestellen in Englisch) und in ihrer Landeswährung. Auch das ist ein Teil des Erfolgskonzepts.
„Die einzelnen Kataloge verhandeln die Geschäftsgruppen, die bei den jeweiligen Lieferanten den größten Bedarf haben. So teilen wir den Aufwand und alle profitieren“, beschreibt Christoph Stein die Vorteile des abgestimmten Vorgehens. Christoph Stein wiederum koordiniert den technischen Austausch der impact ordering Administratoren aus den Geschäftsgruppen und sorgt dafür, dass auch technologisch alle Synergien ausgeschöpft werden, die die gemeinsame Basis bietet. Denn obwohl über impact ordering freudenbergweit eingekauft wird, sind die Bestell- und Genehmigungs-Workflows, die Anbindung an allein sieben verschiedene SAP-Systeme sowie die genutzten Versionen in der Gruppe unterschiedlich. „Die Mandantenfähigkeit und die sehr flexible Workflow-Engine von impact ordering sind für Freudenberg entscheidend“, betont Christoph Stein.
Zentral koordiniert werden die Systemupdates, aktuell der Rollout der neuen veenion-Oberfläche impactX, oder der Test von OCI Version 5. „Wir gehen gemeinsam in eine Richtung, setzen Standards und ermöglichen trotzdem individuelle Lösungen“, erklärt Christoph Stein. Unterstützt werden die Weiterentwicklungen vom veenion-Team, das die Projekte zentral und dezentral begleitet.
Meist treibt eine Geschäftsgruppe ein Projekt voran und die anderen ziehen nach. Das Admin-Board sorgt für den regelmäßigen Austausch, so dass sich der Aufwand am Ende für alle bezahlt macht. Auch bei der Anbindung von Amazon Business ging das Team so vor: „Das haben zwei Geschäftsgruppen zur Abdeckung ihres Tailspend eingeführt. Wer jetzt nachzieht, kann ein fertiges Produkt übernehmen“, freut sich Christoph Stein.
Aktuell testet Freudenberg die Umstellung auf OCI 5. „Hier sind wir mit ersten Lieferanten in der Pilotphase“, erzählt Christoph Stein. Der Vorteil von OCI 5: Bei Verwendung eines angebundenen Web-Kataloges bleiben die Nutzer in der gewohnten veenion-Oberfläche und profitieren trotzdem von den aktuellsten Daten des Lieferanten. Für den Bestellvorgang bedeutet das: schnellere Suche, einheitliche Darstellung und bessere Vergleichsmöglichkeiten.
Die Umstellung auf die aktuelle veenion-Oberfläche impactX ist ebenfalls angelaufen. Zunächst starten die Konzerneinheiten und eine weitere Geschäftsgruppe mit dem Umstieg auf das moderne, nutzerfreundliche Interface, weitere werden folgen. Christoph Stein zeigt sich nach ersten Schulungen überzeugt: „Die Rückmeldungen der Nutzer sind sehr positiv“, berichtet er.
