Beim Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) erforschen über 11.000 Menschen Erde und Weltall. In ihrer Mission unterstützt sie der Einkauf. Mit einer intelligenten digitalen Beschaffungslösung, über die die DLR-Forscher und Forscherinnen seit mehr als zwei Jahrzehnten weitgehend ihre technischen, Labor- und sonstigen Bedarfe decken. Zum Einsatz kommt die E-Procurement-Lösung open ordering von veenion.
Das DLR ist das Forschungszentrum der Bundesrepublik Deutschland für Luft- und Raumfahrt. 11.180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 54 Instituten erforschen für das DLR Erde und Weltall und entwickeln Technologien für Luft- und Raumfahrt, Energie und Verkehr, Sicherheit und Digitalisierung. Innovativ und fortschrittlich denkt man nicht nur in den Raumfahrt-, Energie- und Klimamissionen, sondern auch im Einkauf. Bereits seit zwei Jahrzehnten nutzt das Forschungszentrum mit open ordering von veenion eine smarte E-Procurement-Lösung für seine operative Beschaffung.
„Wir hatten die Vision eines digitalen Einkaufs, lange bevor sich andere damit befasst haben“, erklärte Trendsetterin Evelyn Wintjes, die 1998, zu einer Zeit, als selbst Online-Gigant Amazon hierzulande noch ein No-Name war, das digitale „DLR-Kaufhaus“ eröffnete. „Angefangen haben wir mit Kleinkatalogen, einigen Pilotanwendern und 100 Online-Bestellungen im Jahr“, blickt die damalige Projektleiterin zurück.
Heute, 25 Jahre später, schaut das Team, bestehend aus Nicole Zens, Claudia Linden und Alisha Rösner auf eine digitale Erfolgsgeschichte mit nahezu 100-prozentiger Katalogquote, fünf Millionen Artikeln und 42.000 Bestellungen im Jahr. Das System bildet die Regulatorik öffentlicher Vergaben genauso ab wie den Anspruch seiner User, frei zu forschen und entsprechend zu entscheiden. Eine Kombination, die für die Automatisierung von Einkaufsprozessen durchaus herausfordernd ist.
„Die Besteller loggen sich einmal ein und können über die Plattform den gesamten Vorgang anstoßen“. Was bedeutet: Die Bestellung in open ordering erzeugt eine BANF, diese läuft ins Genehmigungsmodul, das den Prozess im SAP revisionssicher anlegt und prüft, die Anforderung ins System zurückspielt, das (im Fall einer Freigabe) die Bestellungen auslöst, für die Lieferanten zusammenfasst und im SAP einen sauberen Rechnungslauf ermöglicht. „Das ist es, was open ordering so flexibel macht, man stellt sich exakt auf unsere Anforderungen ein“, resümiert das Team.
Userseitig sind die Anforderungen nochmal andere. Die Nutzer wollen aus einer Vielfalt wählen, die sie von den großen Online-Shops kennen. „Die Akzeptanz steht und fällt mit unserem Angebot und der Suchfunktion“, weiß Nicole Zens, sagt aber auch: „Als öffentlicher Auftraggeber sind wir an das Vergaberecht und die Abbildung der Rahmenverträge gebunden.“
Den Interessenkonflikt konnte das Team über open ordering gut auflösen: „Wo immer möglich nutzen wir die leistungsfähige Staging-Funktion des Systems und arbeiten mit digitalen Katalogen. Einen OCI-Absprung ermöglichen wir nur dort, wo es sinnvoll ist, zum Beispiel, um Produkte zu konfigurieren“, erklären Claudia Linden und Alisha Rösner. Die Voraussetzung: Die via OCI angebundenen Webshops entsprechen ebenfalls dem verhandelten Artikelumfang.
Ein Vorteil der Konzentration auf die E-Kataloge (statt zahlreicher OCI-Absprünge) ist: Die Lieferantenübergreifende Suche ist deutlich schneller als es für eine OCI-weite Suche in den Systemen generell heute möglich ist. „Außerdem haben wir das Artikelangebot und die Preise besser unter Kontrolle“, verweist das DLR Team nochmals auf die Anforderungen des Vergabe rechts.
Dennoch ist dem Einkauf und seinen Bestellern die umfassende Auswahl wichtig: „Bei uns finden Sie selbst für Bleistifte des Härtegrades 2B genau den, den Sie bevorzugen“, erklärt Alisha Rösner augenzwinkernd einen weiteren Grund für den Erfolg des Shops.
Das DLR hat Dienstleistungen wie Arbeitnehmerüberlassung, Stellenanzeigen und DGUV3-Prüfungen über das Freitextformular integriert. „Damit verschicken wir Anfragen, die der Lieferant bearbeitet und an das System zurückspielt“, erklärt das Team.
Nicole Zens fasst ihre 14 jährige Erfahrung mit open ordering heute so zusammen: „Wir genießen bei veenion als Kunde eine große Individualität. Die Erreichbarkeit ist hervorragend, es stehen zeitnah stets kompetente Ansprechpartner zur Verfügung. Genau das ist es, was wir beim Deutschen Zentrum für Luft und Raumfahrt an veenion im Einkauf so schätzen.“
