Die Bundesbeschaffung GmbH in Wien betreibt auf Basis von impact ordering von veenion einen e-Shop für alle Bundesministerien, Landes-und Bezirksverwaltungen, Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen in Österreich.
In Europa hat die digitale Beschaffungsplattform Leuchtturm-Charakter. Es ist ein mächtiger e-Shop, den die Bundesbeschaffung GmbH basierend auf impact ordering von veenion betreibt. Kein Wunder: Zählen doch Ministerien, die obersten Organe des Bundes, Länder, Bezirke, Gemeinden und Städte sowie öffentliche Einrichtungen wie Kliniken, Schulen, Kindergärten, Feuerwehren oder Hochschulen in Österreich zu den Kunden des öffentlichen Beschaffungsdienstleisters.
Rund 25.000 Nutzer sind im e-Shop freigeschaltet. Täglich greifen ca. 2.000 davon auf das System zu. Über 2.100 Verträge und Kataloge mit mehr als 3 Millionen Produkten sind auf der Plattform hinterlegt. Das Portfolio reicht von der klassischen Büro- und IT Ausstattung, über Kindergarten- und Schulbedarf, Medizin- und OP-Technik, Medikamente, Schutzausrüstung, Mülltonnen, Feuerwehrfahrzeuge, Traktoren, Dienstleistungen wie Abfallentsorgung oder Aktenvernichtung bis hin zu zertifiziertem Ökostrom. Das Beschaffungsvolumen der BBG betrug 20233,09 Milliarden Euro, 1,6 Milliarden Euro liefen 2023 über den e-Shop.
Auch nicht-katalogfähige Waren lassen sich online anfragen und beauftragen und somit auch komplexe Beschaffungsvorgänge über das System abbilden. Über ein integriertes Kommunikationsmodul, das die Anfrage- und Angebotsphase unterstützt, werden die Regeln des zugrundeliegenden Rahmenvertrags im Anfrageprozess konfiguriert. Wie viele der potenziellen Lieferanten bei einer Vergabe in welcher Reihenfolge angefragt werden müssen, lassen sich automatisch vorgeben. Konfigurierbare Formulare ermöglichen detaillierte Anfragen und vergleichbare Angebote. Eine Schnittstelle für Lieferanten, über die die Daten komplexer Angebote (zum Beispiel für Fahrzeuge) aus dem Lieferanten-ERP übertragen werden können, ist ebenfalls Bestandteil der Lösung.
„Unser e-Shop wird gern mit Amazon verglichen, dabei ist das System ungleich vielschichtiger“, erklärt Christof Bräunling, Fachbereichsleitung E-Procurement bei der BBG in Wien. Schließlich läuft im Hintergrund ein komplexes Regelwerk, das sicherstellt, dass jeder Kunde nur das sieht, wozu er aufgrund vertraglicher und regionaler Vorgaben berechtigt ist. Der Shop muss für Gemeinden wie für Infrastrukturgesellschaften gleichermaßen funktionieren. Und zwar unabhängig davon, ob die Kunden direkt damit bestellen oder das System an ihr ERP angebunden haben.
Lieferanten erhalten dieselben Vorgaben und werden nach den gleichen Regeln geprüft und freigegeben. Dass die Kataloge technisch funktionieren, darum kümmert sich ein eigenes Katalog- und Contentmanagement-Team. „Das funktioniert über die veenion-Plattform und dank der einheitlichen Prozesse sehr gut“, freut sich Christof Bräunling.
impact ordering übernimmt für die Auftraggeber zudem die verbindliche, EU-konforme Bekanntgabe vergebener Aufträge im Rahmen des Open Government. „Wir haben das System mit veenion so weiterentwickelt, dass die Kunden nur zwei der über 20 erforderlichen Angaben eingeben müssen. Die restlichen Daten kommen aus der Datenbank“, erklärt Bräunling. „Für die Kunden ist das sehr komfortabel“. Sehr individuell sind die Berechtigungen der öffentlichen Einkaufsorganisationen. Hinter jedem der 2.100 Verträge und Rahmenvereinbarungen liegt ein Eintrag, welche Auftraggeber welche Dienstleistungen und Produkte wohin ordern dürfen. Die Jahr für Jahr steigenden Zugriffszahlen zeigen, dass man auf dem richtigen Weg ist. Europaweit hat der e-Shop Leuchtturm-Charakter: Die BBG ist im Ausland ein gern gesehener Gast für Best-Practice-Vorträge und Trainings.
Während der Corona-Pandemie war schnelles Handeln notwendig. Berechtigte Impfstellen in Österreich konnten die Corona-Schutzimpfung online über den zentralen e-Impfshop der BBG bestellen. „Die langjährige Erfahrung in der Erweiterung des e-Shops konnten wir nutzen, um die technischen Anforderungen an den e-Impfshop sehr schnell umzusetzen“, erklärt Christof Bräunling. „Zudem ging unser Lösungspartner veenion sehr kurzfristig auf unsere Anpassungswünsche ein und konnte unsere Anforderungen innerhalb sehr kurzer Zeit erfüllen.“
Den e-Shop können die Kunden der BBG auch als Bestelltool für eigene Verträge und Vereinbarungen nutzen, für die keine BBG-Rahmenverträge vorliegen. „Auf der Plattform lassen sich selbst komplexe Verträge und Vereinbarungen einfach abbilden, dazu kommt die Katalogverwaltung und in 15Minuten hat man alles bestellbar im System“, erklärt Christof Bräunling. Damit steht die BBG als Lösungspartner nicht nur mit einer Software-Plattform und Support, sondern auch mit Beratungs- und Einkaufsdienstleistungen zur Verfügung.
